Política de Privacidad

Presentación

Funtemilla es una organización cultural que nace del teatro y que, a través de los años, ha ampliado sus lenguajes y procesos hacia diferentes formas de creación, formación, encuentro y transformación social.

En el desarrollo de estos procesos, Funtemilla puede recibir y tratar información personal de participantes, artistas, comunidades, asociados, colaboradores, aliados, proveedores y otras personas con las que establece una relación.

Esta Política de Privacidad tiene como propósito explicar de manera clara cómo Funtemilla aborda el cuidado de la información personal, para qué puede utilizarla, cómo procura protegerla y qué mecanismos dispone para que las personas puedan ejercer los derechos que les correspondan.

Esta política deberá evolucionar junto con la Fundación, sus procesos administrativos, financieros, funcionales, culturales y tecnológicos.

Objetivo

Establecer los criterios institucionales que orientan la recopilación, utilización, almacenamiento, consulta, actualización, protección, conservación y, cuando corresponda, divulgación de información personal tratada por Funtemilla.

Funtemilla procura que cada dato solicitado tenga una finalidad relacionada con el proceso en el que participa la persona y que la información solicitada sea adecuada para esa finalidad.

Alcance

Esta política aplica a los procesos de Funtemilla en los que se recopile, reciba, almacene, consulte, utilice, organice o conserve información personal, independientemente del medio utilizado.

Comprende, entre otros, procesos artísticos, culturales, formativos, comunitarios, administrativos, institucionales, de investigación, convocatorias, eventos, comunicaciones, memoria y producción de contenidos.

También contempla la información que pueda recibirse mediante medios digitales como formularios, correo electrónico, WhatsApp, redes sociales y plataformas de gestión o almacenamiento.

Identificación de Funtemilla

La Fundación Teatral “La Semilla”, identificada públicamente como Funtemilla, es una Fundación sin ánimo de lucro (ESAL) perteneciente al Régimen Tributario Especial (RTE).

Dirección oficial: Diagonal 23 #18B - 124, Piso 3, Barrio San Cristóbal, Comuna 10, Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia.

La atención presencial se realiza mediante cita previa. Otros procesos de atención pueden desarrollarse de manera virtual.

Correo institucional: sncfuntemilla@gmail.com .

Teléfono institucional: 324 542 7839.

Página web: https://www.funtemilla.com/ .

Responsable del tratamiento

Funtemilla es responsable directamente del tratamiento de la información personal que gestiona en sus propios procesos.

Responsable institucional: Raúl Alberto Campo Ruiz, Representante Legal y Director General.

Canal oficial para asuntos relacionados con protección de datos: sncfuntemilla@gmail.com .

Cuando Funtemilla participe en alianzas o proyectos con otras organizaciones, las responsabilidades relacionadas con el tratamiento de datos deberán establecerse mediante los documentos y acuerdos correspondientes, de acuerdo con la naturaleza del proceso.

Personas con las que se relaciona Funtemilla

Funtemilla puede relacionarse con artistas, actores y actrices, creadores de otras disciplinas, directores, docentes, formadores, investigadores, gestores culturales, técnicos, colaboradores, participantes, integrantes de colectivos y agrupaciones, comunidades, públicos, beneficiarios y visitantes.

También puede relacionarse con asociados, fundadores, órganos de dirección o administración, colaboradores, voluntarios, practicantes, contratistas, proveedores, consultores y asesores; entidades públicas y privadas, instituciones educativas, organizaciones culturales y sociales, aliados, cooperantes, financiadores, jurados, evaluadores y expertos.

Asimismo, puede recibir información de personas que contactan a Funtemilla por correo, WhatsApp, redes sociales, formularios, convocatorias, encuestas u otros canales, y de personas que participan en entrevistas, investigaciones, registros audiovisuales o procesos de memoria.

Información personal que puede ser tratada

La información se solicita de forma progresiva según el proceso. Una persona que realiza una consulta inicial no necesariamente debe proporcionar la misma información que una persona que se vincula como asociado, participa en un proceso formativo, integra un proyecto o establece una relación contractual.

Según la finalidad, Funtemilla puede tratar datos de identificación y contacto, ubicación territorial, información de caracterización, formación y experiencia artística, información relacionada con procesos, información familiar o de responsables, registros audiovisuales y documentos soporte.

Los datos concretos que se soliciten deberán corresponder a la finalidad definida para cada proceso y a la Matriz Maestra de Gestión de Datos vigente. El Registro de Asociados constituye el documento maestro de referencia para la recolección y caracterización de información dentro de los procesos de Funtemilla.

Datos sensibles y datos de mayor protección

En determinados procesos Funtemilla puede solicitar o recibir información que requiere especial protección, incluyendo información relacionada con salud, discapacidad, biometría, identidad de género, orientación sexual, aspectos emocionales y otros datos que por su naturaleza requieran protección reforzada.

Estos datos se solicitan únicamente cuando resulten necesarios para una finalidad concreta, como caracterización, seguridad, adaptación de una actividad, cuidado de participantes o desarrollo de un proyecto.

El acceso a esta información se encuentra restringido y se determina de acuerdo con las funciones y responsabilidades de las personas autorizadas.

Niñas, niños y adolescentes

Funtemilla ha desarrollado procesos con niñas, niños y adolescentes y contempla su participación en el Segundo Proyecto Marco “Raíces que Tejen Escena”, según las características de cada proyecto.

La información de niñas, niños y adolescentes se gestiona con especial cuidado. Puede incluir información de padres, representantes, acudientes, responsables del acompañamiento, entrega y recepción y contactos de emergencia.

La información es proporcionada y autorizada por las personas legalmente facultadas, de acuerdo con las condiciones aplicables a cada proceso.

Los registros fotográficos, audiovisuales y de voz de menores se gestionarán de acuerdo con las autorizaciones correspondientes. Los resultados estadísticos se presentarán de forma agrupada para evitar la exposición individual innecesaria.

Finalidades del tratamiento

Los datos podrán utilizarse, según cada proceso, para responder solicitudes, mantener comunicaciones, realizar inscripciones y convocatorias, desarrollar procesos artísticos, culturales, formativos y comunitarios, realizar caracterización, gestionar proyectos y actividades, elaborar informes, mantener registros administrativos y cumplir obligaciones legales.

También podrán utilizarse para documentar procesos, construir memoria institucional, realizar investigaciones y estudios estadísticos, producir contenidos culturales, realizar registros fotográficos, audiovisuales y de voz, y divulgar actividades, proyectos u obras cuando corresponda.

Cada formulario, registro o mecanismo de captación deberá identificar la finalidad correspondiente y solicitar únicamente la información necesaria para cumplirla.

Obtención de la información

Los datos pueden ser recibidos mediante formularios de la Casa Virtual cuando sean habilitados, Google Forms, correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, convocatorias, inscripciones presenciales, procesos formativos, eventos, proyectos, entrevistas, encuestas, contratos y documentos físicos.

Actualmente la Casa Virtual Funtemilla no cuenta con formularios activos para la recopilación de datos personales. Estos serán desarrollados progresivamente después de organizar las políticas, autorizaciones y mecanismos correspondientes.

Comunicaciones

Funtemilla puede utilizar datos de contacto para responder solicitudes, confirmar acciones realizadas por las personas, entregar certificados, informar sobre procesos e invitar a convocatorias o actividades cuando corresponda.

Actualmente utiliza correo electrónico, WhatsApp y mensajes directos de redes sociales. Funtemilla contempla desarrollar en el futuro comunicaciones institucionales e informativas mediante herramientas organizadas para tal fin.

Redes sociales

Funtemilla mantiene presencia en Instagram, Facebook, YouTube y WhatsApp. Estos canales se utilizan principalmente para comunicación, orientación, difusión, participación y contacto.

Cuando una persona proporciona información voluntariamente a través de estos canales, Funtemilla podrá utilizarla para atender la solicitud o necesidad planteada. Cuando se requiera información más amplia o formal, procurará trasladar la gestión hacia los canales institucionales y formularios especializados.

Las fotografías, videos, testimonios o comentarios podrán ser utilizados cuando hagan parte de un proceso o proyecto que contemple su creación, registro o difusión y se cuente con las condiciones correspondientes.

Fotografía, video, imagen y voz

Funtemilla realiza registros fotográficos, audiovisuales y de voz como parte de sus procesos. Estos pueden tener finalidades de evidencia, documentación, seguimiento, promoción, convocatoria, evolución artística, comunicación y memoria institucional.

Cuando corresponda y existan las autorizaciones necesarias, estos contenidos podrán difundirse en la página web, Instagram, Facebook, YouTube, materiales impresos, informes, presentaciones, convocatorias, memoria institucional y otros medios relacionados con el proceso.

Las imágenes tomadas como evidencia de los procesos y aquellas destinadas al archivo de memoria institucional se gestionarán dentro de la finalidad correspondiente. Para procesos específicos de producción, muestras artísticas o creaciones artístico-culturales, Funtemilla podrá solicitar una autorización de imagen, voz y memoria específica para cada proceso o producción, según corresponda.

Cada registro deberá relacionarse con el proyecto o actividad que lo origina y utilizarse de acuerdo con la finalidad definida y la autorización aplicable.

Compartición de información con terceros

Funtemilla puede compartir información básica con terceros cuando sea necesario para apoyar procesos, proyectos y actividades orientadas al desarrollo y generación de impacto social.

La información compartida se limitará a la necesaria para la finalidad correspondiente. Según el proceso, puede comprender nombre, edad, territorio, zona geográfica, proceso etario e información étnica.

La información sensible o reservada bajo custodia de Funtemilla no se comparte de manera general con terceros.

Cuando una entidad aliada participe en un proceso y requiera información, las responsabilidades y condiciones de tratamiento deberán establecerse mediante los documentos, actas y acuerdos correspondientes.

Herramientas digitales y almacenamiento

Funtemilla utiliza Webnode, Google Drive, Google Forms, Gmail, WhatsApp, Instagram, Facebook, YouTube, Google Sheets, Google Docs, herramientas del ecosistema Google y Google Apps Script, además de otras herramientas que puedan incorporarse para fortalecer sus procesos.

Actualmente parte de la información se gestiona mediante Google Sheets y documentos de Google almacenados en Google Drive, además de otros medios digitales y físicos utilizados según el proceso.

Funtemilla contempla que, cuando el SNCIGC se encuentre habilitado para los procesos correspondientes, pueda convertirse progresivamente en una plataforma principal para el almacenamiento y gestión de datos relacionados con los procesos de gestión cultural.

Conservación de la información

Los datos relacionados con los procesos de Funtemilla pueden mantenerse activos mientras un proyecto o relación requiere su utilización.

Una vez finalizado un proyecto, determinada información puede pasar a formar parte de la documentación histórica y de la memoria institucional, según su naturaleza y finalidad.

Actualmente no existe un único período general de conservación aplicable a todas las categorías de datos. Funtemilla desarrollará progresivamente criterios de conservación que permitan diferenciar información activa, documentación histórica y aquella que deba ser objeto de depuración o eliminación.

Seguridad y control de acceso

Funtemilla adopta medidas orientadas a proteger la información personal y los documentos que hacen parte de sus procesos y memoria institucional.

Entre las medidas actualmente utilizadas se encuentran contraseñas, acceso restringido, carpetas privadas, copias de seguridad, custodia de archivos físicos, equipos protegidos y control de usuarios.

El acceso se organiza de acuerdo con las funciones y responsabilidades de cada persona. La información sensible mantiene niveles de acceso restringido.

Como parte del desarrollo de la Casa Virtual Funtemilla, se dispondrá progresivamente de un espacio de usuarios que permita a cada persona consultar la información que haya suministrado a la Fundación y acceder, según las funcionalidades habilitadas, al historial relacionado con sus procesos y registros.

Las medidas de protección podrán evolucionar conforme cambien las herramientas, plataformas y procesos de Funtemilla.

Derechos de las personas

Las personas cuyos datos son tratados por Funtemilla podrán ejercer los derechos que les reconozca la normativa aplicable, incluyendo conocer la información que se encuentra registrada, solicitar su actualización o corrección y presentar las solicitudes o reclamos que correspondan.

Funtemilla dispondrá progresivamente mecanismos para que las personas puedan consultar y gestionar su información desde la Casa Virtual.

El ejercicio de estos derechos estará sujeto a los mecanismos de identificación y verificación necesarios para proteger la información de la persona titular.

Funtemilla desarrollará, como parte de su organización institucional, documentos complementarios relacionados con los derechos, deberes y obligaciones de las personas vinculadas a la Fundación, los cuales serán puestos a disposición en la Casa Virtual cuando se encuentren establecidos.

Solicitudes, consultas y reclamos

La Casa Virtual Funtemilla proyecta una sección especializada de PQR para facilitar consultas, solicitudes, reclamos, actualizaciones, correcciones y asuntos relacionados con el tratamiento de datos personales.

El canal oficial para asuntos relacionados con protección de datos es, actualmente, el correo sncfuntemilla@gmail.com . Los demás canales de atención serán definidos y publicados de manera clara cuando correspondan.

El procedimiento y los tiempos de respuesta deberán desarrollarse en el documento de Tratamiento de Datos Personales y en los procedimientos internos correspondientes.

Actualización de los datos

Funtemilla reconoce que las personas son titulares de su información y podrán solicitar la actualización o corrección de los datos que correspondan.

Como parte de la futura base de datos, se contempla que las personas puedan actualizar directamente determinada información, tanto durante el diligenciamiento de formularios como mediante la Casa Virtual.

Algunos datos podrán requerir mecanismos especiales de modificación o validación para preservar la integridad de los registros y documentos institucionales.

Autorizaciones

Cuando el tratamiento requiera autorización, Funtemilla utilizará mecanismos que permitan informar a la persona sobre la finalidad correspondiente y conservar evidencia de la autorización.

En procesos con niñas, niños y adolescentes se aplicarán las condiciones de autorización y representación que correspondan.

Para fotografía, video, imagen y voz se utilizarán autorizaciones específicas cuando sean necesarias para la finalidad prevista.

Privacidad y memoria institucional

Funtemilla reconoce que determinados registros pueden adquirir valor como memoria institucional. La conservación histórica no significa que toda información personal deba publicarse.

Los contenidos de memoria, investigación, informes y estadísticas procurarán presentar la información de manera que no exponga innecesariamente datos personales individuales.

Cuando un proyecto requiera publicar resultados, se priorizará la presentación de información agregada o la utilización de los datos personales únicamente cuando exista una finalidad y autorización que lo permitan.

Cambios futuros

Esta política deberá acompañar la evolución de Funtemilla. La Fundación contempla desarrollar y fortalecer formularios de inscripción, convocatorias digitales, registro de participantes, boletines, newsletter, encuestas, plataformas de formación, inscripciones a eventos, nuevos canales de comunicación, archivo digital, registro audiovisual e investigación cultural.

También contempla incorporar nuevas herramientas digitales, automatizaciones y, cuando corresponda, el SNCIGC.

Antes de incorporar un nuevo proceso o herramienta que implique tratamiento de datos personales, Funtemilla deberá revisar qué información requiere, para qué la utilizará, quién podrá acceder, dónde se almacenará y qué condiciones de protección y conservación serán aplicables.

Actualización y control de la política

Esta Política de Privacidad podrá ser modificada cuando cambien los procesos, herramientas, finalidades, canales, estructura institucional o condiciones de tratamiento de información de Funtemilla.

Las modificaciones deberán guardar coherencia con la Ficha de Información Institucional, la Matriz Maestra de Gestión de Datos y los demás documentos institucionales relacionados.

Cada nueva versión deberá identificar su número de versión, fecha de actualización y estado de aprobación.

Vigencia y publicación

La presente versión corresponde a la Política de Privacidad versión 3.0.0.

La presente Política fue aprobada institucionalmente por el Consejo de Fundadores mediante Acta AC2026.015 del 14 de septiembre de 2026.

Su fecha de inicio de cumplimiento es el 1 de octubre de 2026.

Una vez dispuestos los mecanismos correspondientes para su publicación, deberá ponerse a disposición de las personas a través de la Casa Virtual Funtemilla y de los demás medios que correspondan.

La política deberá permanecer disponible para consulta y ser comunicada de manera apropiada en los procesos en los que Funtemilla recopile o trate información personal.

Aprobación institucional

La aprobación definitiva de esta política corresponde al Consejo de Fundadores, de acuerdo con la decisión adoptada en la sesión del 14 de septiembre de 2026.

Documentos relacionados

La presente política se articula con los documentos y mecanismos institucionales que soportan la gestión y protección de la información de Funtemilla.

• Ficha de Información Institucional.
• Matriz Maestra de Gestión de Datos.
• Registro de Asociados como documento maestro de referencia para la recolección y caracterización de información.
• Política / Documento de Tratamiento de Datos Personales.
• Autorización de Imagen, Voz y Memoria.
• Avisos de privacidad.
• Formularios de captación de información.
• Procedimiento de PQR y atención de solicitudes.
• Documentos institucionales y legales aplicables.
• Los nuevos documentos, procedimientos, formularios o autorizaciones relacionados con la gestión y protección de datos que Funtemilla incorpore posteriormente.